Aufbewahrungsfristen 2026: Zeit zum Aktenvernichten! (Aber Vorsicht!)

Das neue Jahr 2026 ist nicht nur eine gute Gelegenheit für frische Vorsätze, sondern auch für einen gründlichen Frühjahrsputz in Ihrem Büro und Archiv! Jedes Jahr laufen gesetzliche Aufbewahrungsfristen für diverse Dokumente ab. Das bedeutet: Sie können endlich Platz schaffen und alte Unterlagen, die keinen Zweck mehr erfüllen, fachgerecht entsorgen. Aber Vorsicht: Es gibt wichtige Ausnahmen und spezielle Regeln, die Sie unbedingt beachten müssen, bevor Sie zum Aktenvernichter greifen.

Wer muss Unterlagen aufbewahren?

Grundsätzlich sind alle Steuerpflichtigen betroffen:

• Unternehmen: Müssen betriebliche Unterlagen je nach Art sechs, acht oder zehn Jahre aufbewahren.
• Privatpersonen: Mit bestimmten Einkünften sind ebenfalls zur Aufbewahrung für sechs Jahre verpflichtet.

Was darf 2026 entsorgt werden?

Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können im Jahr 2026 zahlreiche Dokumente vernichtet oder auf elektronischen Datenträgern gelöscht werden.

Für Unternehmen gilt ab dem 1. Januar 2026:

•  Unterlagen aus dem Jahr 2015 und früher:
• Aufzeichnungen
• Inventare (bis zum 31.12.2015 erstellt)
• Bücher, Journale und Konten (letzte Eintragungen 2015 oder früher)
• Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte (2015 oder früher erstellt)
• Buchungsbelege aus dem Jahr 2017 und früher.**
• Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2019 und früher.** Dies betrifft sowohl empfangene als auch Kopien der versandten Dokumente.

Wichtige Ausnahme: Privatpersonen

Auch für Privatpersonen, die bestimmte Einkunftsgrenzen überschreiten, läuft die sechsjährige Aufbewahrungsfrist für Unterlagen ab. Prüfen Sie hier Ihre Dokumente, die bis 2019 entstanden sind.

⚠️ ACHTUNG: Nicht vernichten, wenn …

Die vorstehend genannten Unterlagen dürfen NICHT vernichtet werden, wenn sie noch von Bedeutung sind. Das ist der Fall bei:

• einer bereits begonnenen steuerlichen Betriebsprüfung
• anhängigen steuerstraf- oder bußgeldrechtlichen Ermittlungen
• einem schwebenden oder aufgrund einer Betriebsprüfung zu erwartenden Rechtsbehelfsverfahren
• der Begründung von Anträgen an das Finanzamt
• vorläufigen Steuerfestsetzungen für die entsprechenden Jahre

Sonderfall: Umstellung des Datenverarbeitungssystems

Bei einer Systemumstellung müssen Daten des Altsystems, die älter als fünf Jahre sind, nicht zwingend im alten System vorgehalten werden. Sie können auf einem maschinell auswertbaren Datenträger gespeichert werden. Wenn Sie beispielsweise in den Jahren bis 2020 Ihr System umgestellt haben, können die Daten aus dem Altsystem der Jahre 2016 bis 2020 auf einem solchen Datenträger gesichert werden.

Blick in die Zukunft: Einkunftsgrenze für Privatpersonen

Ab dem 1. Januar 2027 wird die Einkunftsgrenze für die sechsjährige Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen von 500.000 € pro Jahr auf 750.000 € pro Jahr angehoben. Ein wichtiger Hinweis für Ihre Zukunftsplanung!

Fazit und Empfehlung:

Die regelmäßige Entsorgung alter Dokumente ist nicht nur aus Platzgründen sinnvoll, sondern trägt auch zur besseren Übersicht und Datensicherheit bei. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Archive kritisch zu prüfen. Im Zweifelsfall oder bei komplexen Sachverhalten empfehlen wir immer, professionellen Rat einzuholen, um auf der sicheren Seite zu sein.