Tax-Compliance: Wichtige E-Mails müssen aufbewahrt werden

Die Anforderungen an die steuerliche Compliance von Unternehmen steigen kontinuierlich. Eine aktuelle Entscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH) verdeutlicht nun einmal mehr, dass Unternehmen ihre digitalen Dokumentations- und Archivierungsprozesse sorgfältig überprüfen sollten: E-Mails mit steuerlichem Bezug gelten als aufbewahrungspflichtige Handels- und Geschäftsbriefe und müssen entsprechend archiviert werden.

Finanzverwaltung fordert zunehmend E-Mail-Verkehr an

Im Rahmen von Betriebsprüfungen verlangen Finanzämter immer häufiger den steuerlich relevanten E-Mail-Verkehr eines Unternehmens in maschinell auswertbarer Form. Dabei beschränkt sich die Prüfung nicht auf aktuelle Unterlagen. Vielmehr können E-Mails aus Prüfungszeiträumen angefordert werden, die mehrere Jahre zurückliegen.

Können Unternehmen diese Daten nicht oder nur unvollständig bereitstellen, kann dies erhebliche Folgen haben. Neben Hinzuschätzungen durch die Finanzverwaltung drohen unter Umständen auch Strafzuschläge. Eine lückenlose und ordnungsgemäße Archivierung wird daher zunehmend zu einem wichtigen Bestandteil eines wirksamen Tax-Compliance-Managements.

Welche E-Mails müssen aufbewahrt werden?

Aufbewahrungspflichtig sind nicht nur klassische Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Buchungsbelege. Auch geschäftliche Korrespondenz mit steuerlichem Bezug unterliegt grundsätzlich den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Hierzu zählen insbesondere:

• E-Mails zu steuerlich relevanten Geschäftsvorfällen
• Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten oder Beratern
• Abstimmungen zu Verträgen und Rechnungen
• Dokumentationen von Geschäftsvorgängen
• Anhänge, die Bestandteil der steuerlich relevanten Kommunikation sind

Wichtig ist dabei, dass nicht nur die eigentliche E-Mail, sondern auch die dazugehörigen Anhänge archiviert werden müssen.

Verfahrensdokumentation rückt stärker in den Fokus

Neben der technischen Archivierung gewinnt auch die Verfahrensdokumentation zunehmend an Bedeutung. Die Finanzverwaltung erwartet von Unternehmen nachvollziehbare Regelungen darüber, wie steuerlich relevante Informationen erfasst, verarbeitet, gespeichert und archiviert werden.

Fehlende oder unzureichende Dokumentationen können im Rahmen einer Betriebsprüfung zu Beanstandungen führen. Unternehmen sollten daher ihre Prozesse nicht nur umsetzen, sondern auch umfassend dokumentieren.

Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Um Risiken im Rahmen zukünftiger Betriebsprüfungen zu vermeiden, sollten Unternehmen ihre bestehenden Prozesse überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Empfehlenswert sind insbesondere folgende Maßnahmen:

• E-Mail-Archivierungssysteme auf Vollständigkeit und langfristige Verfügbarkeit prüfen
• Steuerlich relevante E-Mails den jeweiligen Geschäftsvorgängen eindeutig zuordnen
• Zuständigkeiten, technische Abläufe und interne Richtlinien dokumentieren
• Mitarbeitende regelmäßig für Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten sensibilisieren
• Verfahrensdokumentationen kontinuierlich aktualisieren
• Betriebsprüfungen durch klare und nachvollziehbare Archivierungsstrukturen vorbereiten
• Grenzüberschreitende Geschäftsvorgänge und internationale Verrechnungspreise besonders berücksichtigen

Fazit

Die Finanzverwaltung betrachtet E-Mail-Kommunikation zunehmend als vollwertigen Bestandteil der steuerlich relevanten Unternehmensdokumentation. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass steuerlich relevante E-Mails und deren Anhänge langfristig, vollständig und nachvollziehbar archiviert werden.

Eine strukturierte Archivierung sowie eine aktuelle Verfahrensdokumentation tragen nicht nur zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten bei, sondern können auch erhebliche Risiken im Rahmen von Betriebsprüfungen vermeiden. Gerade vor dem Hintergrund zunehmender Anforderungen an die Tax Compliance lohnt es sich, bestehende Prozesse regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen.