Weihnachtsfeier im Betrieb: Steuerfallen vermeiden und Kosten richtig kalkulieren
So bleiben Weihnachtsfeiern für Mitarbeiter ein Highlight – ohne steuerliche oder rechtliche Überraschungen für Arbeitgeber.

Die jährliche Weihnachtsfeier ist für viele Unternehmen ein fester Bestandteil des Jahresabschlusses. Sie stärkt das Miteinander und dient als Wertschätzung der Mitarbeiter. Für Arbeitgeber birgt sie jedoch auch steuerliche und rechtliche Herausforderungen. Wer die Rahmenbedingungen nicht beachtet, riskiert zusätzliche Lohnsteuerpflichten oder haftungsrechtliche Probleme.

Steuerlicher Freibetrag: 110 Euro pro Mitarbeiter
Zuwendungen an Mitarbeiter im Rahmen einer Betriebsfeier sind bis zu 110 Euro brutto pro Person und Veranstaltung steuer- und sozialversicherungsfrei. Dieser Betrag umfasst sämtliche Kosten – von Speisen und Getränken über Raummiete bis zum Unterhaltungsprogramm. Werden Begleitpersonen eingeladen, muss ihr Anteil dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet werden.

Wichtige Punkte für Arbeitgeber:

• Verteilung der Kosten: Nur auf tatsächlich teilnehmende Mitarbeiter.
• Anzahl der Veranstaltungen: Freibetrag gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr.
• Überschreitung des Freibetrags: Der übersteigende Betrag unterliegt Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht.
• Pauschalversteuerung: Optional nach § 40 Abs. 2 EStG, um steuerliche Nachteile für Mitarbeiter zu vermeiden.

Beispiel:
Ein Unternehmen gibt 10.000 Euro für die Weihnachtsfeier aus. 75 Mitarbeiter nehmen teil, davon bringen 25 je eine Begleitperson mit. Die Kosten verteilen sich auf 100 Personen, also 100 Euro pro Person. Für die 50 Mitarbeiter ohne Begleitung bleibt der geldwerte Vorteil unter dem Freibetrag. Für die 25 Mitarbeiter mit Begleitung ergibt sich ein steuerpflichtiger Vorteil von 90 Euro nach Abzug des Freibetrags.

Rechtliche Aspekte:

• Teilnahmepflicht: Findet die Feier während der Arbeitszeit statt, müssen Nicht-Teilnehmende ihre Arbeitspflicht erfüllen.
• Unfallversicherung: Schutz besteht nur, wenn die Feier offiziell vom Unternehmen veranstaltet wird, allen Mitarbeitern offensteht und ein wesentlicher Teil der Belegschaft teilnimmt.
• Betriebliche Übung: Regelmäßige Weihnachtsfeiern können einen Anspruch auf Fortführung begründen, wenn nicht ausdrücklich auf Freiwilligkeit hingewiesen wird.

Fazit:
Eine Weihnachtsfeier kann für Mitarbeiter ein schönes Dankeschön sein, wenn Arbeitgeber die steuerlichen und rechtlichen Vorgaben beachten. Frühzeitige Planung und genaue Kalkulation helfen, Überraschungen zu vermeiden.

Wenn Sie unsicher sind, wie Sie Ihre Betriebsveranstaltung steuerlich optimal gestalten, sprechen Sie uns frühzeitig an. Wir beraten Sie gerne individuell und praxisnah.