E-Rechnungen

E-Rechnungen sind elektronisch zu übermitteln. Dies schließt den E-Mail-Versand ein. Darüber hinaus ist die Bereitstellung mittels EDI oder als Download über ein Kundenportal möglich. Keine elektronische Übermittlung liegt bei der Übergabe der E-Rechnung auf einem externen Speichermedium (bspw. USB-Stick) vor.

Soweit der Leistungserbringer sich um eine ordnungsgemäße Zusendung der E-Rechnung bemüht hat, bestehen für diesen keine weiteren umsatzsteuerlichen Verpflichtungen. Der Rechnungsempfänger muss ab dem 1.1.2025 empfangsbereit sein. Ist das Unternehmen nicht in der Lage oder verweigert es die Annahme der E-Rechnung, hat der Rechnungsempfänger keinen Anspruch auf die Ausstellung einer sonstigen Rechnung.

Eine umsatzsteuerliche Registrierung führt nicht zwingend zur Verpflichtung der Einhaltung der Vorschriften zu E-Rechnungen. Es müssen kumulativ alle Voraussetzungen erfüllt sein. Bei einer umsatzsteuerlichen Registrierung ausländischer Unternehmer fehlt es oftmals an der inländischen Ansässigkeit. Wir empfehlen, dies zu prüfen.

Bei Dauerschuldverhältnissen wie z. B. Mietverträgen ist es ausreichend, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird. Der zugrunde liegende Vertrag, aus dem hervorgeht, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt, muss hierbei jedoch angefügt sein. Insgesamt müssen die Rechnungspflichtangaben berücksichtigt werden.

Eine Abschaffung der Abrechnung im Gutschriftswege wird derzeit nicht diskutiert. Insofern darf weiterhin im Gutschriftswege abgerechnet werden – die Vorschriften zur E-Rechnung sind zu beachten. Sollte also eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung vorliegen und die Abrechnung soll im Gutschriftswege erfolgen, ist eine E-Gutschrift auszustellen.

Eine Rechnungsberichtigung muss ebenfalls in der elektronischen Form erfolgen. Es gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 UStG definiert. Eine Übermittlung der fehlenden oder unzutreffenden Angaben in anderer Form ist nicht zulässig.

Ja – bei einer umsatzsteuerlichen Organschaft ist die Grenze auf Grundlage des gesamten Organschaftsumsatzes zu betrachten.

Auch juristische Personen des öffentlichen Rechts unterliegen unter den übrigen Voraussetzungen der umsatzsteuerlichen Pflicht zur Ausstellung und der Notwendigkeit zum Empfang einer E-Rechnung.

Auch Aufsichtsräte müssen E-Rechnungen empfangen und erstellen können, wenn sie umsatzsteuerliche Unternehmer sind. Entscheidend ist der umsatzsteuerliche Status. Dieser ist unter Berücksichtigung der jüngsten Rechtsprechung und Auffassung der Finanzverwaltung zu überprüfen.

Das steuerfreie Vermieten von Immobilien führt nicht zu der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, denn Vermietungsumsätze fallen als steuerfreie Umsätze nicht in den Anwendungsbereich. Wird jedoch zur Steuerpflicht optiert, müssen auch Vermieter künftig E-Rechnungen ausstellen. Allerdings werden Vermieter  Eingangsrechnungen u. a. von Handwerkern und Dienstleistern (bspw. für Nebenkostenabrechnungen) als E-Rechnung erhalten. Insofern müssen Vermieter ihrerseits ab dem 1.1.2025 Empfangsbereitschaft gewährleisten. Dies gilt auch, wenn nur steuerfreie Ausgangsumsätze erzielt werden.

In Fällen, in denen die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung bestand, stattdessen jedoch eine sonstige Rechnung erstellt worden ist, liegt keine ordnungsgemäße Rechnung vor. Infolgedessen berechtigt die sonstige Rechnung zumindest ab dem 1.1.2027 bzw. dem 1.1.2028 nicht zum Vorsteuerabzug.Durch die Ausstellung einer E-Rechnung kann die sonstige Rechnung jedoch berichtigt werden. Die E-Rechnung muss sich jedoch explizit auf die zuvor ausgestellte sonstige Rechnung beziehen und zum Ausdruck bringen, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt. Sodann ist der Vorsteuerabzug – unter Erfüllung der weiteren Voraussetzungen und mit Rückwirkung auf den Rechnungszeitpunkt – möglich.

Erfolgt keine Rechnungsberichtigung, kann auch aus einer sonstigen Rechnung ein Vorsteuerabzug möglich sein. Dazu muss die Finanzverwaltung jedoch über sämtliche Angaben verfügen, um die materiellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug prüfen zu können. Vermutlich wird es in diesen Fällen jedoch langfristig zu Auseinandersetzungen im Rahmen von Betriebsprüfungen kommen. Geht der Rechnungsempfänger davon aus, dass der Rechnungssteller Übergangsregelungen in Anspruch genommen hat (Übergangsregelungen im Bereich des Versands von E-Rechnungen, siehe Abb. 1), wird der Vorsteuerabzug nicht beanstandet.

Die E-Rechnung muss im strukturierten Format (in seiner ursprünglichen Form) aufbewahrt werden. Darüber hinaus müssen die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Zudem muss eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung sichergestellt sein. Sollten in einem zusätzlich übersandten Dokument Aufzeichnungen enthalten sein, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, z. B. Buchungsvermerke, müssen diese ebenfalls in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden und dem Finanzamt zugänglich gemacht werden können.